A todos nos encanta una buena historia de éxito.

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Hoy queremos presentarte el caso de José Antonio Herrera Umpiérrez, Director General del Ayuntamiento de Santa Cruz de Tenerife, quien ha utilizado BQAIT Planner para transformar la forma en que gestiona los proyectos de la ciudad. ¿Quieres saber cómo lo ha conseguido?.

El Ayuntamiento de Santa Cruz de Tenerife tenía identificadas desde hace mucho tiempo ciertas disfunciones en el desarrollo de la actividad municipal sobre el espacio público. Una entidad local como la nuestra, con un tamaño significativo (más de 210.000 habitantes), debe coordinar la actividad de muchos Servicios y Áreas municipales cuyo trabajo incide sobre las calles, los parques, las aceras, etc…. La ausencia de una adecuada coordinación puede derivar en ocasiones en un incorrecto funcionamiento de los servicios públicos y en otra serie de problemas, que podemos agrupar en tres diferentes categorías:

1. 1. Solapamiento de actividades programadas (ya sea eventos, obras o trabajos de mantenimiento) en un mismo lugar cuya realización simultánea es compleja, o incluso incompatible.

1. 2. Escasa capacidad de anticipación para montar los dispositivos necesarios (limpieza, seguridad, etc….) en casos de grandes eventos.

1. 3. Intervenciones en vía pública que ocasionan molestias a la ciudadanía y que se acometen de forma sucesiva, cuando podrían realizarse simultáneamente para generar menos impacto en las personas, el tráfico, etc..

La coordinación que se requiere para evitar estas disfunciones depende de tres factores que deben encontrarse perfectamente alineados:

1. 1. El factor humano, que es el más importante. Debe existir una conciencia generalizada de que no es posible trabajar en compartimentos estancos y es necesario compartir la información disponible para mejorar la gestión del Ayuntamiento en su conjunto.

1. 2. Los procedimientos: Debe quedar perfectamente definida la responsabilidad y tareas de cada una de las Áreas, velando por obtener los mejores resultados posibles en un contexto de recursos humanos y materiales limitados.

1. 3. La tecnología: La existencia de plataformas tecnológicas que nos permitan poner en común la información generada en cada Área y explotarla adecuadamente, se constituye como un recurso imprescindible en la mejora de la gestión.

Desde el Ayuntamiento de Santa Cruz de Tenerife se está realizando un esfuerzo por incidir simultáneamente en estos tres factores. Centrándonos en el ámbito tecnológico, llevamos meses trabajando con el equipo de BQAIT para disponer de una plataforma que permita poner en común a los Servicios municipales la información relativa a las actividades que promueven y gestionan en el espacio público, habiéndose puesto en producción hace aproximadamente tres semanas.

Las ventajas que aporta la utilización de esta herramienta van más allá de la generación de un ecosistema que favorezca la necesaria coordinación entre Áreas mediante la georreferenciación de sus actividades. Disponer de una base de datos unificada en la que se recojan las características más relevantes de las obras y eventos promovidos por el Ayuntamiento, permite la explotación de gran cantidad de información y abre importantes oportunidades de mejora en varios campos.

En Santa Cruz de Tenerife estamos trabajando en dos direcciones para aprovechar todo el potencial de esta herramienta:

1. 1. Mejorar la comunicación proactiva con la ciudadanía ofreciendo herramientas de visualización en varios soportes y formatos-de los datos almacenados en la herramienta de BQAIT, lo que nos podrá permitir en unos meses disponer de una agenda cultural totalmente renovada o de una sección en nuestra web en la que se podrán consultar las obras o los trabajos de mantenimiento programados para los próximos días. Todo ello, minimizando el tiempo que los Servicios municipales dedican a actualizar la información, que únicamente se introduce una vez y de forma muy sencilla.

1. 2. Disponer de información a nivel macro que puede resultar muy relevante para la toma de decisiones futuras. De esta forma se podrán detectar, por ejemplo, zonas de escasa actividad cultural o barrios en los que la incidencia de las obras o trabajos de mantenimiento resulta intensiva. Seguimos trabajando con BQAIT en el desarrollo de diferentes fórmulas que nos permitan explotar la información con este fin de la manera más automatizada posible.